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当前正值高校调档、转档高峰期,但仍有部分毕业生未能及时转档。记者调查发现,大批在职人员也同样存在忽视档案管理的问题。目前在北方人才市场托管的5万份个人委托存档中,90%以上存在内容更新不及时的现象。一些个人档案中,除了走出校门时的一张毕业证外,后取学历情况、各种鉴定材料等重要依据都没有更新记载。
【调查】
九成北方人才存档档案没有做过更新
“自从工作以后,我把档案放到人才市场,就再没管过它。”职场白领王倩说。记者调查发现,有80%以上的职场人士坦言,把档案转到人才市场后,就再没对工作经历进行更新。从记者查找的相关数据中可以看出,仅北方人才市场一家存档机构,除单位委托的统一存档尚能及时更新工作内容外,另外5万份个人存档中90%其“主人”并未对工作经历的相关内容作及时更新。
个别单位个人疏于管理 造成档案更新不及时据本市人才服务中心专家介绍,职场人士忽视档案的原因是一些单位的人力资源部门不清楚人事档案托管要求。有些民营、外资等不具备存档资质的单位,忽视了新员工入职时档案的接转问题,也未向单位员工告知档案的重要性,没有及时搜集所需的各种材料。个人和单位对档案的疏于管理造成了档案更新不及时现象。
此外,因单位撤销、合并等各种原因,由单位委托存档转成个人委托存档的人员,由于某些单位人力资源部门并未遵循人才服务机构相关要求,向其员工履行告知义务,导致个人档案内容得不到及时补充的现象尤为突出。
保证档案有效性 同个人生活密切相关如果对档案“不闻不问”,不及时进行工作经历等方面的更新,在日后遇到考研、报考公务员、出国、工龄计算、职称评定和工作调转等情况时,则会麻烦频出,吃亏的还是职场人士。
本市人才服务中心人事代理专家介绍,档案的记录从一个人的中学开始,在校期间内容涉及初高中毕业登记表、高考相关档案、填报志愿表、大学学习情况表、实习鉴定表等,工作后会存有学历证书复印件、转正手续、考核表、职称评定(报考)表、奖惩记录、出国记录及各种鉴定材料。涉及党团关系、政审、调函等材料也会反映在档案中。
人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。目前,档案的作用大多体现在能享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。如办理社会保险、失业保险等,无论是在原单位供职的人还是辞职后另求新职者,在办理社会保险、领取失业金、退休后保险金的发放时,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都需要档案中的记录作为主要依据。很多职场人士仅仅在工作之初将档案存放在人才中心,便再也不管,不去更新工作经验的记录,导致引起日后不必要的麻烦。
【案例】
因公出国材料必须入档
钱江是某集团副总,他在第二次因公赴美参会事项的办理过程中遇到了麻烦。这主要因为他在一年前第一次因公赴美归国后,未将填写好的归国后鉴定材料及时归入档案,这一情况在为其办理出国手续时被查出。钱先生不得不先补齐相关材料,而由于参会时间临近,最终他的赴美行程被迫放弃。
天津市人才服务中心专家告诉记者,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅转发<关于因公出国人员审查的规定>的通知》规定,人员因公出国,应填写《因公出国人员审查表》,并在每次出国回来后将鉴定材料及时收集归入本人档案。如3年之内该人员调出单位,应将《因公出国人员审查表》归入本人档案,一并转到新的档案接收地。
职业经历不能“空口无凭”前不久,郭先生被本市某国有大型建筑集团相中,通过几次面谈,集团决定尽快聘用他上岗。但是在调阅其档案时,人事部门发现,郭先生所说的自身专业技术职称情况、在原单位所获奖励情况都没有体现在人事档案上,于是要求他尽快补充证明材料。由于郭先生几次更换住所,其很多个人材料已经遗失,不得不辗转以前供职的3家单位以及相关部门逐一开具证明材料。虽然最终他应聘成功,但也因此耽误了很多时间。
记者从天津市人才服务中心获悉,人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。其内容中,尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况,最能反映档案持有人的个人经历,并对其职业发展规划产生重要影响。各类人才应该对此给予关注,及时协助人才服务机构完成变更工作。
【链接】
哪些材料应该及时归入档案
据天津市人才服务中心专家介绍,按照有关文件,一般情况下,人才的履历,考察、考核、鉴定(包括年度考核等级表等),学历学位,为期一个月以上的培训,职业(任职)资格考试,专业技术(职务)职称,个人科研学术水平(包括当选中国科学院、工程院院士通知、创造发明、科技成果鉴定等),表彰奖励等材料,以及招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退(离)休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料,党、团组织建设工作中形成的材料,出国(境)材料以及毕业生报到证、派遣证等材料都应及时归入人事档案中。