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导语:
近年来,东丽区已进入城市化建设快速发展的黄金期。一些重点项目因高标准推进而取得了显著成果。而由此形成的工程档案成为了重点项目建设的真实记录,也成为了整个东丽区城市化建设档案的一部分。加强城市化建设进程中重点项目的档案管理工作是项目建设单位的职责也是档案管理部门的重要责任。东丽区档案局近年来积极做好重点项目档案管理工作,主动服务、跟踪指导,使之在城市化建设中发挥积极作用,为重点项目建设和企业发展创造了良好环境。
东丽区城市化建设迅速发展,城市化建设思路和理念不断更新,华明示范镇成功入选上海世博会最佳实践区,充分展示了低碳环保、生态智能、文化传承、和谐宜居的城市化发展新理念。随着东丽区城市化的快速推进,金钟、军粮城新市镇建设将全面铺开,中心城区提升和“城中村”改造将全面启动,随着滨海新区开发开放和全区经济社会发展的不断加快,中国北车天津工业园、国家半导体照明材料产业园、中冶工业循环经济列入市重大工业项目,一批投资强度高、生产效益好的重点项目相继落户,东丽区重点项目建设呈现出投资规模大、数量多、集中建设的趋势。这些重点项目的建设对加快推进滨海新区开发开放和促进全区经济社会又好又快发展具有举足轻重的作用。城市化发展和重点建设项目的加快推进无疑给档案工作提出了机遇与挑战,档案工作如何跟上时代的发展,更好地为全区城市化建设服务、为重点项目服务,为建成富裕、民主、文明、和谐的小康社会,真正使东丽区成为“城市让生活更美好”的最佳实践区做出应有的贡献,做好城市化建设中的档案工作已成为摆在我们面前的重大课题。
一、城市化建设给档案工作增加新内容和难点
东丽区正处于转变发展方式的关键时期,在城市化建设中,大部分新引进项目还处于建设期,目前全区城市化建设已竣工281.7万平方米,年内将达到1000万平方米,在城市化建设过程中还涉及许多重点建设项目和迎检项目,5000万元以上重点项目169个,亿元以上的项目有6个,一些项目正处于开工建设阶段,农村城市化建设既是一项巨大的城市建设工程,又是涉及范围广,内容复杂的社会大变革。因此,其形成档案的内容也是极其丰富和庞大的,既有一般农村档案的普遍性,又有其独特性。因此,在管理工作上,也增加了一些新难度。
首先,在农村城市化进程中形成的各种文件材料,突破了农村原有的档案门类和归档范围,成为农村档案工作的新内容。在农村城市化建设中所形成的蓝图、总体布局、总体规划和基本数据构成了档案的主体,它具有战略性、长远性、全局性。而重点工程项目建设过程中形成的文件材料;农村宅基地和房屋产权办理、“宅基地换房”管理过程中形成的文件材料;农村村民向城镇居民转化过程中形成的文件材料;乡镇改街道、村改居所形成的文件材料;农村社会保障向城镇社会保障接轨过程中形成的文件材料;乡、镇(村)撤并过程中形成的文件材料;土地流转过程中形成的文件材料等,则成为农村城市化进程中档案的重点。
其次,收集整理在城市化进程中形成的档案增加了一些新难点。这些重点建设项目从开始到方案论证、设计、招标投标、施工、竣工等一系列活动中将形成大量的、有机联系的文字材料和图纸,前后衔接、左右融合、互相交叉。此外重点建设项目不同于一般的建设工程,它是许多单位工程的综合,工程庞大。因此,整个工程建设中所形成的重点工程档案的种类也不像一般工程那样单一,数量也远远超出一般工程,重点工程既有主体工程,又有附属工程,既有建设工程,又有机械设备安装工程等等。因而使得工程建设中形成的档案种类多、数量大,时间跨度大。而且整套重点工程档案的载体构成也较复杂,除了普通纸质外,还有图纸、照片以及录音、录像等材料。这些档案的搜集与整理无疑也是一个严密的系统工程,是需要下力量才能做好的,但实际工作中,有的建设单位往往只考虑工程进度和质量,忽视档案的作用,一般都未将工程档案的管理纳入工程计划,这些档案的收集与整理缺少统一的全面协调与安排,档案的管理更没有与建设同步进行。各阶段、各部门、各施工单位形成的档案都自行保管,或者,处于听之任之的状态。等到工程竣工后要求备案时,再动手对如此庞大而又复杂的档案资料进行收集和整理,往往会造成档案遗失和不完整的被动局面。
第三、重点建设项目档案质量不符合要求,其主要表现在:
①工程资料不全,尤其是安装及设备调试等方面所形成的资料。
②字迹材料不符合要求,往往是复印件占的比例较多。
③各种签字、签章、审批、备案手续不完备。
④竣工图归档不完整不规范,不符合要求。不符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》标准。
⑤缺少规范的电子文件著录。
二、建立农村城市化档案的新型管理构架
(一)、密切配合相关部门,共同促进农村城市化进程中的档案管理。
农村城市化建设是一项上下联动、多部门合作的系统工程,需要各级各部门通力协调配合,形成合力。其档案的管理工作同样如此。《档案法》第五条明确规定:“档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”这一原则是建国以来档案工作经验的科学总结,也是档案工作的一大特色。做好农村城市化建设中档案管理工作,档案部门要置身其中,一定要善于协调各方面的关系,争取相关部门的支持,共同推动工作的开展。
1、认真贯彻落实《天津市城市建设档案管理规定》做好登记管理、建立联系网络,根据《国家重点建设项目档案管理登记办法》和在农村城市化建设和撤村并点过程中,档案工作体系的变化、档案的交接、新建街区档案工作的调整及新的档案工作网络体系的构建,需要档案部门主动加强与各街、乡、村的协调与联系,帮助其及时建立健全档案工作网络体系。 2、档案行政管理部门主动加强与建设规划、民政、公安、国土、劳动保障、卫生等部门联系,处理好与各专业或部门档案室在档案业务上的协作关系,搞好分工与协调,处理好各类档案的归属与流向,确保档案工作的正常开展和各门类档案的齐全完整。
3、在发挥档案的信息服务功能方面,也需要协调与城建、规划、土地、民政、农业、农林、文化、教育、卫生、科技等部门之间的关系,积极牵头整合档案信息资源,通过建立城市化进程中新型档案管理的档案信息服务平台,实现档案信息资源共享,由此才能更好地为发展农业和农村经济,增加农民收入,保护农民利益提供优质服务。
4、建立城市化进程中新型档案管理架构,要体现“统一领导、分级管理”的原则。实行统一领导,分级管理是我国档案工作的宏观管理原则,实行统一领导,它包括统一规划、统一政策、统一规范、统一制度。所谓分级管理,就是分级负责的集中管理和保管。整个国家档案工作由全国各级档案行政管理部门分别进行管理,即一级管一级,层层有人管,层层有人抓,各负其责,分别把关。
5、档案行政管理部门要深入了解本辖区的重点建设项目立项情况及建设进度,做到心中有数,履行对城市化建设项目档案工作的监督和指导职能。档案行政管理部门应主动介入城市化建设项目档案的监督与指导,掌握当年的建设项目立项情况,与建设主管部门或项目建设单位联系,了解建设项目的建设进度,建立本辖区重点建设项目资料库,为城市化建设项目档案管理工作奠定信息基础。
(二)加强档案宣传工作,搞好城市化进程中档案跟踪服务。
1、加强档案宣传工作,不断提高全民的档案意识和档案法制意识。档案部门要加强城市化进程中的档案宣传工作,尤其要加大对农村和农民的宣传力度,用具体鲜活的和发生在他们身边的事例影响和感染群众,结合《档案法》、《行政许可法》的宣传贯彻,增强农民群众的档案意识,为档案工作更好地服务于村务公开、民主管理以及农民合法权益的保护,化解矛盾,促进全区农村的发展稳定创造良好的氛围。
2、保持街、乡和村级档案机构的基本稳定,充分发挥基层档案工作在城市化进程中的作用。在城市化进程中,应注意保持基层档案机构的稳定,切实维护基层档案工作网络,抓好新形势下的档案人员培训和档案工作制度的建立,增强基层档案工作人员的使命感和责任感,不断改善档案管理条件,充分发挥基层档案工作在城市化建设中的作用。
3、紧贴城市化进程搞好档案跟踪服务。档案部门要切实发挥部门职能作用,搞好档案业务指导,结合各级党委、政府和相关部门各阶段的工作,把握重点,遵循档案工作规律,确定工作目标、任务和方法,制定相应规范措施,因地制宜指导城市化过程中档案工作的开展。深入实际调查研究,不断提高档案工作的前瞻性和预见性。
4、搞好城市化进程中的档案信息服务。直接参与城市化建设工作的各职能部门的档案机构可以结合各自工作,及时开放有关文件资料,搞好档案信息服务。与此同时,档案馆可以利用馆藏信息资源,与相关部门协作,围绕中心工作举办主题展览,以直观的形式发挥档案信息在推进城市化进程中的作用。
(三)改进档案管理措施,不断提高重点建设项目档案服务工作质量。
首先,改进重点建设项目档案管理的措施。重点建设项目档案是重点建设项目的重要组成部门,也是重点建设项目竣工验收的必备条件,重点建设项目档案的真实、准确、齐全、完整和妥善保管及有效利用,对于确保重点建设项目安全使用和正常运行都具有非常重要的意义。
其次,提高认识,加强领导,制定各项专项制度。重点建设项目档案是建设项目的真实记录,它不仅数量巨大、种类多、内容丰富,而且它所存储的科技信息量大。项目建设的分管领导、项目责任人及项目档案管理人员,都应该认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章,提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。一是在档案的收集上要专门配备专职档案管理人员,并对专职档案管理人员进行岗位培训,以提高他们的业务素质。二是建立相对应的归档制度、借阅登记制度、责任制考核等一系列的重点工程建设项目的专项制度。
第三,立项时应同时抓好重点项目档案的收集。重点建设项目建设的周期往往比较长,因此形成重点工程档案的周期也较长。为了使重点工程档案达到准确、齐全的要求,第一,项目建设单位应抓住文件材料形成与工程进度同时性的特点,从工程建设的一开始就确定专人负责技术文件材料的收集和积累工作,做到档案管理同工程建设同步。第二,档案工作人员应掌握建设项目全过程包括的工程档案资料,以掌握建设项目全过程包括的工程档案资料的主动权,在工程的进展中要把握好各阶段的档案管理工作,自上而下形成把档案工作纳入工程建设计划,而且还要根据工程进度与实际情况采取分阶段接收的办法。
第四,围绕重点建设项目加强业务指导。加大业务指导力度:一要变被动指导为主动指导,在重点工程开工建设前,要把工程竣工档案的质量要求告知建设单位,在重点工程的建设过程中,又要主动地深入施工现场对施工、监理等单位如何编制工程竣工档案进行业务指导。二要采取多种形式的指导,可以采取走出去、请进来的个别指导方式,也可以采取举办重点工程竣工档案培训班的集中指导方式,还可以广泛利用大众传播媒体和现代化的设施设备(如:网络、电话咨询、现场咨询)公开向重点工程竣工档案的形成单位进行业务指导。三要根据建设单位或施工、监理等单位需要,档案业务指导人员进行上门指导,而且对每一个重点建设项目的全过程进行跟踪指导。
总之,全区城市化建设的飞速发展,战略性新兴产业、发展中的现代制造业以及加快发展的现代服务业,都离不开档案管理工作,档案是历史的记录,是社会文明进步的具体体现,档案工作要适应形势发展的需要,围绕中心服务大局以重点建设项目为载体加强城市化建设档案管理,自觉服从服务于重点项目,为实现东丽科学发展做出应有的贡献。
(作者系东丽区档案局副局长)