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新闻发布会的准备工作的基本流程：
(1)跟踪和研究国内国外有关舆情，做好日常调研工作。
国际国内舆论对自己部门的工作有哪些看法？正面的有哪些？负面的有哪些？可能出现的又有哪些？哪些对我不利，需要澄清？哪些虽然对我不利，但不宜炒热？哪些对我有利的信息被忽视掉了？这些都需要经常性的跟踪和分析。否则，在新闻发布会上既不知道记者会问什么，也不知道我们怎么回答效果更好。
跟踪国际舆情，阅读外刊外报、收听外台、上网阅览等，都是重要的渠道。充分调研国内外舆情后，就可有针对性地做准备工作。
(2)了解出席新闻发布会记者的成份和特点
发言人对于哪些记者出席新闻发布会应事先做到心中有数。来自不同性质和不同国家媒体记者兴趣点不同，提问会有不同的侧重点和角度。一般国内记者主要关心国内的问题，香港、台湾的记者更多关心本地区的问题，西方记者问的问题涉及面广，除外交问题外，还非常关注中国国内的政治、社会及经济等各方面的情况，并且提问的角度较偏、有时刁钻。了解哪些记者参加新闻发布会对预测记者可能提出哪些方面的问题，从什么角度提以及对发言人临场应对至关重要。
(3)准备答问口径。无论发言人对发布的新闻内容多么熟悉，都要准备答问口径。敏感问题的口径，常需要请示上级同意或与其他部门会签；跨部门问题的答问口径一般需要与有关部门协调确定或向上级请示。
(4)准备新闻背景材料。有时，由于时间的限制，发言人在发布会上不可能所有想讲的话都讲完，尤其是一些解释性的背景材料，并不是记者最感兴趣的，却是记者需要的。因此，如有可能，最好准备一份与发布内容密切相关的书面背景材料，使记者便于准确报道有关内容。背景材料的内容，可以是发布会上发言人将要发布的详细内容加上政策阐述，也可以不是发言人直接讲述的内容。但无论如何，一定要与发布的内容有直接关系。背景材料的撰写，同样需要注意新闻性，简明扼要，避免空话。
(5)准备多媒体资料。除口头和文字、图片资料以外，还有更多直观的形式可以帮助传递发言人要表达的信息，比如电视录像片、多媒体图表等，以便更能说明问题。
(6)彩排。发言人在出席记者会前，还应考虑与助手一起作一些彩排。一些与传媒打交道很有经验的老手，在接受采访前都要一再彩排，而且每一次都这样做。
(7)最后，应该跟踪媒体对新闻发布会是如何报道的，反响如何,是否达到预期目的。通过跟踪研究分析，进行总结，从中找出不足和问题，为下次发布会做准备。
五、新闻发布会时间和地点的选择
新闻发布会的目的就是为了造声势，扩大影响，因此为了吸引更多的记者参加，提高记者的出席率，时间上就应有选择。首先，发布会一般应安排在下午，这样一方面是为了有更多的时间准备，另外也更符合记者的生活习惯。许多国家新闻发布会也大都安排在下午。其次，避免周未或假日。第三，要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务会冲淡你的发布会的传播效果。第四，如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办、和国务院新闻办公室等部门的发布会和记者招待会。如选择与这些部门新闻发布会时间同时进行，外国记者出席率会大打折扣。
六、新闻发布会时间以多长为宜？
新闻发布会的时间一定要掌握好。基辛格说，电视采访一般在三分钟。新闻发布会一般情况下时间也不应过长。半小时左右为宜,最好不要超过一个小时。
另外，一般来说，每次新闻发布会都有一个重点。有需要媒体多报道的，有希望媒体少报道的或不希望媒体炒作的内容。时间太长，易节外生枝，冲淡主题，影响预期目的。再则，新闻发布会不是做报告。做报告可以将一些问题讲深、讲透。新闻发布会则不可能。并且，即使你长篇大论，讲透了也没有用，因为记者不会将你的全文发表，他们只会从发布会中找几条有新闻价值的消息发表。
国际上新闻发布会一般都在半小时到一个小时之内。美国国务院的新闻发布天天进行，发布会时间也只半小时。中国外交部的新闻发布会虽没有时间限制，直到问题问完为止，但无如突发事件，一般发布会也在半小时左右结束。
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