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天津北方网讯:从近日召开的2013年天津市档案工作会议上获悉,本市将进一步加强特殊载体档案管理,特辟建3000平方米特殊载体档案和档案异地备份库房,今年内将完成其土建主体工程。据悉,这座“T”字形库房建筑,其建筑材料、保管设施等在材料运用上科技含量更高,防光防压还得“防磁”等。
随着现代科学技术的快速发展,档案已由传统纸质载体发展为多种载体,市档案馆电子文件等特殊载体档案迅速增加,已成为档案保管的重要组成部分,打破纸质档案一统天下的局面。
据悉,特殊载体库建设位于市档案馆院内,经过扩建及新建,形成一座“T”字形建筑,局部分为4层及6层。据介绍,特殊载体档案管理存在的难点较多,由于特殊载体档案类别多样、保管环境各异、利用辅助设备专业,同纸质档案相比,对档案保管提出新的更高的要求。特别是对于强光、灰尘、强磁场等不利因素的预防,对保管环境的要求更严格。因此存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房,其建筑材料、保管设施等在材料运用上科技含量更高,要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。
“对特殊载体档案,要针对其自身特点保护和利用它们。不同特殊载体档案一般都需要相应的专业特种设备。对特殊载体档案的存放,要按其特性和要求,使用规范、合理的装具加以保管和保存。”市档案馆工作人员介绍说,与传统的纸质档案管理相比,特殊载体档案保管虽然也有防光、防火、防水、防霉等要求,但与纸质档案相比,对于这些保管标准要求是不一样的,而且不同特殊载体档案对于适宜的温湿度等要求也是不一样的。此外,对于专业特种设备的要求也较高,比如光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。光盘与磁盘、磁带等应垂直摆放,使之受力均匀。需要盛入专门的装具内,防止挤压和划伤。照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长等等。由于其对保管环境的要求差异较大,必须购置不同的管护设施和设备对特殊载体档案进行专业化保管,不同载体材质的档案应分类存放、规范保存。
值得一提的是,特殊载体档案一般是以磁性材料、感光材料等为主要载体,其对磁场的干扰比较敏感,所以一定要做好防磁措施,需要采取特殊的非磁性材料制成的柜架,为此将建设专用的防磁档案库房。
目前,天津市档案馆与广州市国家档案馆已签订了电子档案异地备份协议,互为对方建立电子档案备份基地,定期互换本馆重要档案备份数据,以规避重大灾害和突发事件对馆藏档案数据的破坏,确保城市重要档案安全。天津市档案馆将本馆重要档案电子备份数据移交至广州市国家档案馆,广州市国家档案馆已将存有电子备份数据的密码箱正式移交给天津市档案馆,特殊载体档案和档案异地备份库房的建设,将为这份珍贵的备份档案找到一处更安全的“家”。
特殊载体档案
特殊载体档案是记录在非纸质载体上,以图像、声音等非文字手段为表述形式的特殊形式的档案,包括照片、录音带、录像带、磁盘、磁带、光盘等。以数字化为主的特殊载体档案,相对于纸质档案而言,具有更加直观、生动的特点,能够真实定格或还原事件、活动中人物、时间、声音、环境、气氛等细节要素,在记录信息方面具有独特作用。本市的这些特殊档案内容主要为天津市的人文历史、风貌建筑,以及城市变迁和建设等内容。