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--“私人档案”主要由两部分组成。一是非国家所有的社会组织产生的资料，主要包括：单位的设立、变更、土地使用、基本建设、社会保险、财会、税收、审计、统计、股权、债权、债务、协议、合同等资料和经营管理、业务活动中涉及公共利益和他人合法权益的资料等；二是属于个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案资料，主要包括：反映社会变迁、重大事件、民族、民俗、宗教、名胜、古迹方面及历史人物、知名人士等的文稿、信札、日记、谱牒、图表、声像、照片等。
市政府批准通过的《天津市非国家所有档案管理规定》已正式实施。这是全国各省、市、自治区第一个出台的非国家所有档案管理规定，标志着本市范围内的非国家所有档案，也就是国际上统称的“私人档案”，从此将依法得到管理。
社会进步呼唤加强档案管理
业内人士指出，《天津市非国家所有档案管理规定》的颁布具有很重要的现实意义。
首先，为搞好非国家所有又对国家和社会有保存价值的档案的保护和利用，提供了法制保证。
长期以来，由于本市没有非国家所有档案管理的规定，档案行政管理部门缺少对这部分档案管理监督的依据，致使对非国家所有、但对国家和社会有保存价值的档案缺乏监督和指导，造成应当保存的档案有的无人收集，有的无人管理，导致许多有保存价值的私人档案残缺不全，甚至丢失、损毁，给国家和档案所有者造成了无法弥补的损失。因此迫切需要出台相应的规定，规范非国家所有档案的管理。
其次，将进一步促进个体私营企业的健康发展。
随着本市多种形式经济的发展，个体私营企业及其他社会组织越来越多。据了解，本市现有个体私营企业23万多户、从业人员达到83万人，民办学校、私立医院和诊所等民间组织达到800多家。2003年本市个体私营经济全年完成增加值510多亿元，占全市GDP的比重达20%以上，税收30多亿元，已进入快速发展时期。管理好这些档案，对于保持正常的社会主义市场秩序，维护企业的合法权益，促进非公有制经济健康发展具有重要的意义。
第三，有利于增强全社会的档案意识。
过去散落在市民个人手中的一些对国家和社会具有保存价值的档案资料往往得不到重视，丢失、损坏或者没有得到利用的现象非常普遍。随着《规定》的颁布，将进一步增强广大人民群众重视、保护和利用好这些档案资料的意识，也会使得这一部分珍贵档案资料能够得到更好地保护和开发利用。
两类资料归为“私人档案”
重点强调具有保存价值
《规定》设定为非国家所有档案是指：集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这里面强调的是“对国家和社会有保存价值”。那么，哪些档案资料对国家和社会具有保存价值呢？
《规定》分两部分进行了设定。
一是非国家所有的社会组织产生的资料，主要包括：单位的设立、变更、土地使用、基本建设、社会保险、财会、税收、审计、统计、股权、债权、债务、协议、合同等资料和经营管理、业务活动中涉及公共利益和他人合法权益的资料。
这部分档案既是一个单位自身存在和发展的重要凭证，又是实现国家管理的重要依据。在现实生活工作的实践中，具有较高的查考利用价值；
二是属于个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案资料，主要包括：反映社会变迁、重大事件、民族、民俗、宗教、名胜、古迹方面及历史人物、知名人士等的文稿、信札、日记、谱牒、图表、声像、照片等资料。
这部分档案资料一般都具有较多的史料价值和收藏价值，记录着人类社会发展的轨迹，是人类社会文化瑰宝，是全社会档案资料的组成部分，具有较高的史料研究价值。
占有档案就要管好档案
单位终止必须办好移交
按照《规定》，非国家所有的社会组织和个人对档案享有占有、公布、利用的权利和收集、整理、保管的义务。
非国家所有的社会组织的档案，由其单位自行收集、整理、保管和利用。档案所有者或管理者应当建立健全档案管理制度，采取必要的保护措施，防止档案的损毁或丢失。禁止涂改、伪造或擅自销毁档案。个人保存的档案要由个人妥善保管，防止损毁或丢失。
档案所有者不具备保管条件的，可以向档案行政管理部门申请代保管。单位或个人捐赠或出卖档案的，要经过档案行政管理部门批准。非国家所有的社会组织的档案，因单位终止，其档案依法向变更后的单位移交；没有接受者的，应当向其所在地的区县档案馆移交。
明确档案行政部门职责
依法监管提供服务
《规定》还明确了各级档案行政部门要履行依法监管的职责：查处违反档案法的行为，指导档案管理工作，组织培训和档案开发服务。
市有关部门的一位负责人指出，各级档案行政管理部门在执行监管过程中，将依法对档案所有者进行监督和指导，尤其是帮助指导个体私营企业、民办学校、民办医院等社会组织，建立符合自身实际的档案管理机制，制定符合企业实际、简便易行的档案管理制度和业务规范。
为个体私营企业培训档案业务人员，根据个体私营企业档案工作特点，编写专门教材，突出实际操作性。定期开展个体、私营企业档案业务协作组业务交流，为其档案工作人员开展业务交流牵线搭桥。加强档案中介服务组织的建设，为个体、私营企业提供优质的中介服务，如档案整理、业务咨询、开发利用及档案信息数字化等。还要充分发挥各级档案馆、现行文件阅览中心、档案网站的作用，积极开发馆藏档案信息资源，为个体、私营企业提供政策及业务信息服务。
对于个人所有的档案资料是否具有保存价值开展鉴定工作，提供代保管、档案修复服务等等。
“私人档案”可申请代保管
出卖、转让、赠送要经批准
《规定》对档案转移做出限制。私人档案所有者不具备档案保管条件的，可申请由档案部门代保管。
档案行政管理部门接到档案所有者申请后，在3日内审结。对符合条件的，2日内向申请人发出档案代为保管通知书，并通知档案馆代为保管；对不符合条件的，2日内书面通知申请人并说明理由。
档案所有者向市或区县档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送档案的，应当于出卖、转让或者赠送前10日向档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门接到申请后5日内，根据国家和社会公共利益的需要做出决定，同意的发给批准证书，不同意的书面通知申请人并说明理由。
对具有重要价值或者应当保密的档案及其复制件，需要携带、运输或邮寄出境的，档案所有者应提前10日向市档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门在7日内进行审核。同意的，发给批准文件；不同意的，书面通知申请人并说明理由。海关凭批准文件查验放行。
建立健全组织和标准
科学鉴定档案价值
据了解，目前各区县档案局和各有关单位档案部门，已经把学习、宣传、贯彻、实施《规定》作为当前档案工作的一件大事来抓，组织工作人员认真学习《规定》，结合实际深刻领会《规定》的意义及内涵，准确把握《规定》的各项要求，研究切实可行的贯彻措施，为依法管理打下基础。
市档案局局长荣华介绍说，实施《规定》首先遇到的问题，就是不少群众对自己手中保存的档案资料是否属于对国家和社会有保存价值不清楚，也就无从进行保管。因此，市档案局正在抓紧建立和完善市、区县两级非国家所有档案鉴定组织，尽可能吸收档案界高级专业人士参加，体现鉴定工作的权威性和可操作性。同时要建立健全档案鉴定标准、工作程序及便民措施，为档案所有者提供及时有效的档案鉴定服务。
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